Kunden und Anlagen mit dem Bericht verbinden
Ein Prüfbericht wird dem passenden Kunden und der Anlage zugeordnet. Die bereits erfassten Stammdaten bleiben damit Teil des Ablaufs. Du wählst die passende Prüfvorlage und ergänzt die Ergebnisse deiner fachlich durchgeführten Prüfung.
Das unterstützt sowohl die Arbeit am Einsatzort als auch die Nachbearbeitung im Büro. Eine eindeutige Anlagenzuordnung ist gerade dann hilfreich, wenn ein Kunde mehrere Fahrzeuge oder Boote hat. Der Bericht soll sich auf genau die Anlage beziehen, die tatsächlich geprüft wurde.
Entwurf, Ergebnis und Abschluss unterscheiden
Nicht jeder begonnene Bericht ist bereits abgeschlossen. MeOffice unterscheidet die Bearbeitungsstände und hält fällige beziehungsweise überfällige Vorgänge in der Übersicht erkennbar. Für die fachliche Bewertung werden die Ergebnisse durch den Prüfer erfasst; ein Termin oder ein gespeicherter Entwurf ist keine bestandene Prüfung.
Du kannst Fotos und Unterschriften zum Vorgang ergänzen und erforderliche Bemerkungen dokumentieren. Kontrolliere die Angaben vor dem Abschluss. Wenn Mängel vorliegen, müssen diese nachvollziehbar beschrieben und im fachlichen Ergebnis berücksichtigt werden.
PDF-Ausgabe und Versand zusammenführen
Die PDF-Ausgabe kann Firmenname und Logo deines Prüfbetriebs berücksichtigen. Ein digitaler Prüfbericht lässt sich anschließend für den Kunden bereitstellen und für den E-Mail-Versand vormerken. Eine vorhandene, geeignete Rechnung kann mit dem Bericht zusammen versandt werden.
Beispiel: Du öffnest den angefangenen Bericht aus der Prüfungsübersicht, ergänzt die Ergebnisse und kontrollierst die Unterlagen. Nach dem Abschluss prüfst du die Rechnung und bereitest den gemeinsamen Versand vor. Ob zusätzlich eine bestimmte Prüfbescheinigung oder ein Eintrag im Prüfbuch erforderlich ist, richtet sich nach dem anwendbaren Regelwerk; eine beliebige PDF ersetzt diese Nachweise nicht automatisch.