Prüfdaten für die Abrechnung weiterverwenden
Kunde, Anlage und Prüfung gehören bereits zu deinem Vorgang. Für die Rechnung nutzt MeOffice diese Zuordnung weiter. Du musst deshalb nicht für jeden abgeschlossenen Termin einen unabhängigen Rechnungsvorgang mit denselben Stammdaten beginnen. Das ist besonders hilfreich, wenn du an einem Tag mehrere Wohnmobile oder Wohnwagen prüfst und die Abrechnung anschließend gesammelt erledigst.
Die Rechnungserstellung wird aus dem abgeschlossenen Prüfbericht angestoßen. Je nach eingerichteten Daten entsteht eine Rechnung oder ein Rechnungsentwurf zur Kontrolle. Die Funktion ist kein unbeaufsichtigter Versand: Du behältst die Kontrolle über die Angaben und die Weitergabe an den Kunden.
Prüfpreis und Unternehmensdaten berücksichtigen
In deinen eigenen Prüfvorlagen lässt sich ein Preis hinterlegen. Diese Information bildet zusammen mit den zugeordneten Kunden- und Firmendaten die Grundlage für die Rechnung aus dem Prüfbericht. Auch die eingerichtete Rechnungsnummerierung und die im Firmenprofil hinterlegte steuerliche Behandlung gehören zum Ablauf.
Fehlen für eine vollständige Rechnung Angaben oder Preise, ist der Entwurf der richtige Kontrollpunkt. Prüfe Leistung, Leistungsdatum, Empfänger, Betrag und Steuerangaben, bevor du die Rechnung endgültig verwendest. Eine automatische Datenübernahme entbindet dich nicht von dieser Prüfung.
Prüfbericht und Rechnung gemeinsam versenden
Ist eine geeignete Rechnung mit dem abgeschlossenen Bericht verknüpft, können beide Dokumente zusammen verschickt werden. Der Kunde erhält damit die Unterlagen zum selben Vorgang gemeinsam. Der Versand erfolgt über den MeOffice-Versanddienst; die Antworten sollen beim zuständigen Prüfer ankommen.
Beispiel: Du schließt die Wiederholungsprüfung von Anna Muster ab, öffnest die Rechnungserstellung aus dem Bericht und kontrollierst den übernommenen Prüfpreis. Anschließend bereitest du den Versand von Bericht und Rechnung vor. Eine SMTP-Annahme ist dabei noch keine Bestätigung, dass die Nachricht im Postfach zugestellt wurde.