Unterschreiben am Bildschirm
MeOffice stellt im Prüfbericht ein Unterschriftenfeld bereit. Der Kunde kann seine Unterschrift auf einem geeigneten Touchgerät zeichnen; am Rechner ist die Eingabe auch mit einem Zeigegerät möglich. Die digitale Erfassung spart den separaten Ablauf aus Ausdrucken, Unterschreiben und anschließendem Einscannen einer zusätzlichen Arbeitskopie.
Für die Zuordnung wird der Name der unterschreibenden Person erfasst. Außerdem wird bestätigt, dass diese Person selbst unterschrieben hat. So bleibt im Vorgang erkennbar, zu wem die erfasste Unterschrift gehört.
Kunden- und Prüferunterschrift unterscheiden
Im Arbeitsablauf wird zwischen der Unterschrift des Kunden beziehungsweise Auftraggebers und der des Prüfers unterschieden. Beide haben unterschiedliche Rollen. Eine Kundenunterschrift bescheinigt für sich allein weder eine bestandene Prüfung noch die Qualifikation des Prüfers.
Erfasse die Unterschrift im richtigen Bericht und kontrolliere vorher die Kundenzuordnung. Bei mehreren Anlagen eines Kunden ist diese Zuordnung besonders wichtig: Die Unterschrift soll zu genau dem Vorgang gehören, den ihr gemeinsam durchgesehen habt.
Dokumentation ohne Papierumweg
Die erfassten Unterschriften gehören zu den Unterlagen des Prüfberichts und können in der Berichtsausgabe berücksichtigt werden. Du führst damit Befund, Bemerkungen und zugehörige Bestätigung in einem digitalen Vorgang zusammen.
Beispiel: Nach dem Erfassen der Ergebnisse gehst du die Angaben mit dem Auftraggeber durch. Du wählst die Kundenunterschrift, trägst den Namen ein und lässt die Person selbst unterschreiben. Vor dem Abschluss prüfst du die Ausgabe und die weiteren vorgeschriebenen Nachweise. Die Zeichenunterschrift ist keine qualifizierte elektronische Signatur; ihre rechtliche Eignung hängt vom jeweiligen Dokument und Zweck ab.