Prüfpunkte einmal vorbereiten
Mit eigenen Prüfvorlagen legst du die Struktur fest, nach der du Prüfdaten erfasst. Wiederkehrende Felder, Fragen und ergänzende Hinweise müssen so nicht bei jedem Vorgang neu zusammengestellt werden. Du wählst beim Anlegen eines Berichts die passende Vorlage und arbeitest innerhalb dieser Struktur weiter.
Das unterstützt ein einheitliches Vorgehen im Betrieb. Es ist besonders nützlich, wenn mehrere Personen dieselben Arten von Prüfungen dokumentieren und später nachvollziehen möchten, welche Informationen zu einem Vorgang erfasst wurden.
Felder und Preise auf den Arbeitsablauf abstimmen
Die Vorlagenverwaltung bietet unterschiedliche Eingaben für deine Prüfpunkte. Du kannst Bezeichnungen, benötigte Antworten und Hinweise passend zum Arbeitsablauf pflegen. In einer eigenen Vorlage lässt sich außerdem der zugehörige Prüfpreis hinterlegen, der für die spätere Rechnungserstellung aus dem Bericht verwendet werden kann.
Strukturiere eine Vorlage so, dass sie fachlich eindeutig bleibt. Trenne zum Beispiel allgemeine Anlagendaten, zu erfassende Ergebnisse und ergänzende Bemerkungen. Welche Inhalte zwingend erforderlich sind, entscheidet nicht die Software, sondern das auf den Prüfauftrag anwendbare Regelwerk.
Vorlagen pflegen, alte Vorgänge nachvollziehen
Neue Anforderungen oder geänderte Abläufe lassen sich in einer angepassten Vorlage berücksichtigen. Ein bestehender Bericht nutzt die für ihn gespeicherte Vorlagenfassung. Die nachträgliche Änderung deiner aktuellen Vorlage soll damit nicht stillschweigend den Inhalt eines bereits erfassten Vorgangs umschreiben.
Beispiel: Du pflegst eine Vorlage für einen wiederkehrenden Prüfauftrag und ergänzt für zukünftige Vorgänge einen internen Dokumentationshinweis. Bestehende Berichte behalten ihre zugehörige Vorlage. Offizielle Normtexte und geschützte Formulare werden durch den Vorlageneditor nicht lizenziert oder automatisch verbindlich ersetzt.