Termin und Kundenkommunikation verbinden
Ein Prüftermin ist organisatorisch erst dann gut vorbereitet, wenn auch die Kommunikation mit dem Kunden passt. MeOffice unterstützt die Vorbereitung von Terminbenachrichtigungen zu deinen geplanten Einsätzen. Du findest die zugehörigen Kundendaten im Zusammenhang mit der Anlage und dem vorgesehenen Termin wieder.
Prüfe vor einer Benachrichtigung, ob die Kontaktadresse stimmt und ob der Termin bereits mit dem Kunden abgestimmt ist. Eine Nachricht dokumentiert für sich genommen keine Terminbestätigung durch den Empfänger. Auch die Berechtigung zur Nutzung eines Kommunikationskanals musst du im Betrieb klären.
E-Mail, SMS und Briefvorbereitung unterscheiden
Für E-Mail-Benachrichtigungen nutzt MeOffice den eingerichteten Versandweg. SMS setzt ein freigeschaltetes und konfiguriertes Gateway voraus; dabei können zusätzliche Kosten des Dienstleisters entstehen. Für den Postweg werden die benötigten Unterlagen vorbereitet – die Software übernimmt keinen physischen Briefversand.
Damit kannst du unterschiedliche Kontaktmöglichkeiten berücksichtigen. Wenn für einen Kunden keine geeignete E-Mail-Adresse oder Mobilnummer hinterlegt ist, solltest du die Kontaktdaten ergänzen oder einen anderen passenden Weg wählen. Welcher Kanal in deinem Konto verfügbar ist, hängt von Freischaltung und Einrichtung ab.
Versandstatus nachvollziehen
MeOffice unterscheidet vorbereitete und verarbeitete Versandaufträge. Ein vorgemerkter Auftrag ist noch keine versandte Nachricht. Auch eine Annahme durch den SMTP-Server beweist noch nicht die Zustellung im Postfach. Bei fehlenden Kontaktdaten oder Versandproblemen musst du den Vorgang kontrollieren.
Beispiel: Du planst eine Tagestour mit mehreren Gasprüfungen. Vor dem Einsatz prüfst du die Termine, kontrollierst die Empfänger und bereitest passende Nachrichten vor. Anschließend verfolgst du die Statusangaben in der Software. So bleibt die Kundenkommunikation Teil deiner Terminorganisation, ohne eine persönliche Abstimmung oder die Kontrolle fehlgeschlagener Sendungen zu ersetzen.